Un software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning) rappresenta una delle soluzioni più efficaci per raggiungere questo obiettivo perché in grado di aumentare significativamente la gestione di inventario, acquisti e vendite, di portare a una automazione di processi manuali riducendo il margine di errore, di avere un'analisi dei dati più veloce e precisa.
Tutti vantaggi competitivi che, a fronte di un costo relativamente modesto, rendono un investimento in un software gestionale ERP tra i più consigliati a una PMI.
Cosa è un software gestionale ERP?
Un software gestionale ERP integra vari processi aziendali in un unico sistema. Questo permette alle imprese di gestire e automatizzare molteplici attività, dalla contabilità alla gestione delle risorse umane, fino alla supply chain e al customer relationship management (CRM).L'integrazione dei dati in un unico sistema centralizzato consente una visione olistica dell'azienda, migliorando la collaborazione e l'efficienza operativa.
Tra i software ERP più diffusi troviamo SAP Business Online, Oracle ERP Cloud, Acumatica, Sage X3 e Katana MRP.
Le principali funzioni di un software gestionale ERP possono essere schematicamente riassunte così:
- contabilità e finanza: automatizza e gestisce le operazioni contabili, come la contabilità generale, i conti da pagare e da ricevere, la gestione delle spese e la creazione di report finanziari
- gestione delle risorse umane: gestisce le informazioni dei dipendenti, la pianificazione delle risorse umane, le buste paga e la conformità normativa
- Supply Chain Management: ottimizza la gestione degli inventari, l'approvvigionamento, la produzione e la logistica
- Customer Relationship Management: aiuta a gestire le relazioni con i clienti, le vendite, il marketing e il servizio clienti
- automazione dei processi: riduce la necessità di interventi manuali, diminuendo così il rischio di errori e aumentando la velocità delle operazioni
- efficienza operativa: ottimizza i processi aziendali, consentendo un uso più efficiente delle risorse
- visibilità e accesso ai dati: fornisce una visione unificata dei dati aziendali, facilitando decisioni basate su informazioni aggiornate e accurate
Come un software gestionale ERP può aiutare le PMI a ridurre i costi operativi?
L’adozione di un software ERP può rappresentare una svolta significativa per le PMI nella gestione e riduzione dei costi operativi.Per quel che riguarda l'automazione dei processi, con un software ERP si automatizzano molte delle attività manuali, riducendo il tempo e le risorse necessarie per completarle.
Un software gestionale ERP integra e centralizza le informazioni aziendali, consentendo un accesso rapido e semplice ai dati, così da avere maggiore efficienza e produttività, decisioni più rapide e informate, ottimizzazione delle operazioni.
Confrontando i dati reali con quelli previsionali in tempo reale, grazie a un software ERP si può gestire meglio i flussi di cassa e i budget.
Un ERP consente una gestione più efficiente dell'inventario, riducendo i costi associati alla sovrapproduzione o alla carenza di stock.
Una PMI avrà così il vantaggio di monitorare in tempo reale i livelli delle scorte, ottimizzare i movimenti di magazzino e ridurre i tempi di prelievo, evitando sprechi e migliorando la gestione delle risorse.
Miglioramento delle vendite e della gestione dei clienti: questo per una PMI è un vantaggio competitivo enorme, a beneficio del servizio clienti e della soddisfazione degli stessi.
Con un software gestionale ERP si possono gestire campagne di marketing, offerte speciali, promozioni sul volume, ottimizzando le vendite e migliorando l'esperienza del cliente.
Dal lato degli acquisti, si può utilizzare un software ERP per ottimizzare i cicli di acquisto e confrontare i fornitori e i prezzi, così da negoziare accordi migliori e identificare opportunità di risparmio.
Questo permette di gestire in modo più efficace il ciclo order-to-pay, riducendo le spese operative legate agli acquisti.
Analisi e Reporting in Tempo Reale: un buon software gestionale ERP fornisce strumenti avanzati di Business Intelligence, permettendo di avere una visione chiara del business tramite dashboard e report in tempo reale.
Tutto ciò supporta decisioni critiche più oculate e sicure, eliminando ridondanze e duplicazioni nell'immissione dati e riducendo i costi operativi.
Costi di un software gestionale ERP
Una PMI deve valutare correttamente i costi di una soluzione gestionale ERP, che comunque appaiono più che affrontabili sia in senso assoluto che in relazione ai vantaggi che si possono ottenere.I costi di un ERP possono variare notevolmente in base a diversi fattori. Questi in genere includono:
- dimensione dell'azienda: più grande è l'azienda, maggiori saranno i costi dovuti al numero di utenti e alla complessità dei processi aziendali da gestire
- numero di utenti: molti fornitori di ERP basano il prezzo sulla quantità di utenti che utilizzeranno il sistema
- moduli e funzioni richieste: le esigenze specifiche dell'azienda possono aumentare i costi. Ad esempio, alcune PMI potrebbero aver bisogno solo dei moduli base per la contabilità, mentre altre potrebbero richiedere funzioni avanzate come la gestione della supply chain o il CRM
- tipologia di implementazione: i sistemi ERP possono essere implementati on-premise (in loco) o nel cloud. Le soluzioni cloud tendono ad avere costi iniziali inferiori ma comportano abbonamenti ricorrenti, mentre le soluzioni on-premise richiedono un investimento iniziale maggiore ma hanno costi di manutenzione più bassi nel lungo periodo
Utilizzando come riferimento SAP Business One, sul mercato italiano si trovano diverse opzioni di licenza con prezzi variabili in base alle funzionalità e al tipo di implementazione.
Per l'implementazione on-premise con licenza perpetua:
- licenza professionale: 2.700 euro per utente e offre accesso illimitato a tutte le funzionalità di SAP Business One
- licenza limitata: 1.400 euro per utente e fornisce accesso limitato ad aree specifiche del software, ideale per dipendenti che utilizzano funzionalità particolari
- licenza starter: 1.140 euro per utente, progettata per piccole imprese, include funzionalità essenziali ed è limitata a un massimo di cinque utenti
Il modello cloud include la manutenzione nel canone mensile, mentre per la licenza perpetua la manutenzione è un costo aggiuntivo. Gli abbonamenti cloud hanno una durata minima di un anno.
Oltre ai costi iniziali di licenza e implementazione, è importante considerare i costi di manutenzione e aggiornamento del software.
Sebbene l'implementazione di un software gestionale ERP possa comportare un investimento iniziale significativo, i potenziali risparmi e il ritorno sull'investimento (ROI) derivanti dall'aumento dell'efficienza operativa e dalla riduzione dei costi operativi possono giustificare ampiamente l'investimento iniziale e rendere questo investimento altamente vantaggioso per una PMI.
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